Das Hinweisgebersystem der GWG-Gruppe

Verantwortungsvolles und rechtmäßiges Handeln haben für die GWG-Gruppe den höchsten Stellenwert. Nur bei Einhaltung unserer strengen Compliance-Grundsätze sowie der geltenden Gesetze können die GWG-Gruppe, ihre Organe und Mitarbeitenden vor rechtlichen Konsequenzen geschützt und mögliche Schäden für Mietende, Kundschaft oder Geschäftskontakte abgewendet werden. Daher ist es wichtig für uns, frühzeitig von möglichem Fehlverhalten zu erfahren. Nur so können wir es unverzüglich abstellen. Für uns haben alle Hinweise die gleiche Relevanz. Eingehende Meldungen und die Identität der Hinweisgebenden werden dabei mit höchster Vertraulichkeit behandelt.


Wer kann Verstöße melden?

Unsere Mitarbeitenden, Partnerfirmen, Kundinnen und Kunden, Mieterinnen und Mieter, aber auch alle weiteren Personen haben jederzeit die Möglichkeit, potenzielle Regelverstöße zu melden und somit zu deren Aufdeckung beizutragen.


Was kann gemeldet werden?

Es können vertrauliche Hinweise auf

· Straftaten von Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Tätigkeit bei der GWG-Gruppe (z. B. Bestechung oder Bestechlichkeit, Diebstahl, Betrug, Untreue, Unterschlagung, Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen),

· sonstige Formen von unzulässigem geschäftlichem Handeln,

· Missstände, die zu einer Gefährdung von Leib oder Leben bzw. Sachschäden führen können

· mögliche Verstöße durch Geschäftspartner gegen geltendes Recht oder die Compliance-Grundsätze für externe Geschäftspartner der GWG-Gruppe 

abgegeben werden.

Welche Informationen sollte eine Meldung enthalten?

Gemeldeten Sachverhalten kann nur dann angemessen nachgegangen werden, wenn ausreichende Informationen vorliegen. Daher ist es für die Bearbeitung einer Meldung wichtig, dass diese so konkret wie möglich den zugrundeliegenden Sachverhalt beschreibt. Eine Orientierung bieten dabei die fünf W-Fragen „Wer? Was? Wann? Wie? Wo?“.

Was passiert mit eingegangenen Hinweisen und wie lange dauert ihre Bearbeitung?

Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung der Meldung, sofern diese nicht anonym abgegeben wurde. Über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese wird die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung informiert. Grundsätzlich werden Meldungen mit hoher Priorität behandelt. Jede Meldung wird zunächst auf Plausibilität geprüft. Hierfür kann es zu Rückfragen kommen. Die Dauer der Bearbeitung ist abhängig von Umfang und Komplexität des gemeldeten Sachverhalts. 

Was kann das Ergebnis einer Meldung sein?

Wird ein Verstoß gegen geltendes Recht oder gegen interne Regelungen bestätigt, wird dieser unverzüglich abgestellt. Zur Vermeidung zukünftiger Verstöße dieser Art werden erforderliche Maßnahmen ergriffen (z. B. Prüfung und Verbesserung von Prozessen oder Ergreifen von personellen Maßnahmen).

Was ist, wenn sich Hinweise als unbegründet herausstellen?

Das Einreichen von Hinweisen wegen eines Verdachtes von Gesetzes- oder Regelverstößen ist nicht verwerflich. Wenn ein Sachverhalt regelwidrig erscheint und deswegen ein Hinweis gegeben wird, handelt es sich um ein couragiertes Verhalten, selbst wenn sich später ein Verdacht nicht bestätigen sollte.

Davon abzugrenzen sind vorsätzlich falsche Hinweise, mit denen andere Personen zu Unrecht belastet werden. Ein Missbrauch wird nicht geduldet.

Wie werden hinweisgebende Personen geschützt? 

Jede Form der Benachteiligung von hinweisgebenden Personen wird nicht geduldet. Dies umfasst z. B. Einschüchterungen von hinweisgebenden Personen oder negative arbeitsrechtliche Konsequenzen aufgrund der Meldung. Auch eine Benachteiligung von hinweisgebenden Personen kann über die oben genannten Kanäle als Verstoß gemeldet werden.  

Wie wird Vertraulichkeit sichergestellt? 

Die für die Bearbeitung der Meldungen zuständigen Stellen behandeln die mitgeteilten Informationen grundsätzlich vertraulich. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten. Bei der Bearbeitung wird das Prinzip eingehalten, dass nur die für die Bearbeitung notwendigen Personen oder Stellen informiert werden. Die Identität der hinweisgebenden Personen wird zudem nicht offengelegt, soweit dies gewünscht und gesetzlich möglich ist. Gesetzliche oder behördliche Mitteilungspflichten sind hiervon ausgenommen.


Können Hinweise auch anonym abgegeben werden?

Eine anonyme Hinweisabgabe ist grundsätzlich möglich. Eine Sachverhaltsaufklärung kann jedoch Rückfragen erforderlich machen. Das sollte bedacht werden, wenn ein Hinweisgeber eine vollständig anonyme Meldung abgeben möchte.